Coronavirus Covid-19 : Prolongation des règles relatives aux réunions des assemblées générales et des organes dirigeants des groupements de droit privé

Le décret 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge jusqu’au 30 novembre 2020 les règles d’assouplissement des modes de délibération des assemblées générales.

L’occasion de faire le point sur les dérogations temporaires et exceptionnelles mises en place sur le fondement de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 pour sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement, en adaptant les règles de réunion et de délibération des assemblées générales aux mesures sanitaires imposées par la Covid-19.

L’application des mesures initialement prévues par l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020^[1] (ci-après « l’Ordonnance ») et le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020, qui en est venu préciser les conditions d’application, devaient prendre fin le 31 juillet 2020.

Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 a prolongé les mesures applicables aux assemblées et réunion d’organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction tenues jusqu’au 30 novembre 2020.

Cette prolongation ne concerne pas les délais exceptionnels prévus par l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 en matière d’approbation annuelle des comptes, qui demeurent ceux prévus par ladite ordonnance[2].

Entités concernées

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 s’applique à toutes « personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :

1° Les sociétés civiles et commerciales ;

2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;

3° Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;

4° Les coopératives ;

5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;

6° Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;

7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;

8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;

9° Les fonds de dotation ;

10° Les associations et les fondations. »

Mesures provisoires mises en place

Première série de mesures concernant la convocation et l’information

Pour les sociétés cotées, l’article 2 de l’ordonnance prévoit que l’impossibilité de convoquer un actionnaire à l’assemblée générale par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société ne fait pas courir le risque de nullité de cette dernière sur ce seul défaut jusqu’au 30 novembre2020, sous réserve que ce défaut résulte de circonstances extérieures à la société dues à l’épidémie de Covid-19.

Concernant l’exercice du droit d’information et de communication de document aux associés et actionnaires de tous groupements mentionnés dans l’article 1, la communication peut être faite par voie électronique. Toutefois, le demandeur devra avoir préalablement renseigné la société, dans le corps de sa demande, de l’adresse électronique à laquelle il souhaite recevoir l’information ou le document.

Deuxième série de mesures concernant les règles de participation et délibération des assemblées et organes dirigeants

L’article 4 prévoit la possibilité de tenir une assemblée générale à « huis clos », si le lieu de convocation est, à la date de la convocation ou de la tenue de l’assemblée, affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires et si les actionnaires sont avisés de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer les droits attachés à leur qualité.

Une assemblée à « huis clos » est une assemblée tenue sans que les membres de l’assemblée n’assistent à la séance en y étant présents physiquement. Les membres de l’assemblée participent et votent alors selon les autres modalités prévues par la loi et, le cas échéant, les statuts de la société ou des autres formes de groupement.

Un dispositif spécifique est prévu pour les assemblées générales des sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions et des sociétés européennes.

De plus, les personnes normalement convoquées aux assemblées comme les organes représentatifs du personnel ou les commissaires aux comptes doivent également être informés des modalités selon lesquelles sera tenue l’assemblée, et des moyens d’y participer.

L’article 5 étend le dispositif de participation aux assemblées aux moyens techniques suivants, audioconférence, conférence téléphonique en paralysant l’application de clause statutaire interdisant le recours à ces mécanismes. Il existe toujours un impératif technique afin d’assurer la retransmission continue et simultanée des débats. Ces caractéristiques techniques sont renforcées en SA et pour les assemblées d’obligataires où la nature des moyens techniques est déterminée par décret en Conseil d’Etat.

L’article 7 aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de l’application de l’ordonnance. Cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.

Troisième série de mesure concernant les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

Les articles 8 et 9 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 établissent des règles spécifiques pour les personnes morales disposant de conseil d’administration, de surveillance et autres formations collégiales de direction.

Ces articles instaurent une dérogation permettant de se passer de clauses statutaires ou figurant dans un règlement intérieur afin de permettre la réunion des membres de ces formations au moyen « d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective ».

De plus, l’exécutif précise dans ce texte que ce moyen de communication doit au moins retransmettre la voix des participants, et garantir à travers des caractéristiques techniques suffisantes, « la retransmission continue et simultanée des délibérations ». Le texte n’apporte aucune précision sur la nécessité de tenir ces délibérations selon des modes de visioconférence, la simple retransmission directe et simultanée des voix des participants étant nécessaire.

Cette possibilité de tenir ces réunions à distance via un outil d’audio-communication est large puisqu’elle s’applique « quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer ». 

De même, dans la mesure où ces dispositions seraient difficiles à mettre en œuvre, l’article 9 prévoit la possibilité, sans référence à une quelconque clause statutaire, de tenir ces mêmes assemblées  par voie de consultation écrite garantissant la collégialité de la délibération.

Délais concernés

Initialement, l’Ordonnance, dans son article 11, prévoyait que son application dans le temps était limitée aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.

Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 et venu prolonger ce délai jusqu’au 30 novembre 2020.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes questions relatives à l’organisation et modalités de vos prochaines assemblées générales et tenue des réunions de vos organisations d’ici le 30 novembre 2020.

[1] Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

[2] Cf. notre article intitulé Coronavirus Covid-19 : Prorogation des délais d’approbation des comptes annuels des groupements de droit privé publié sur notre Blog en avril 2020