Covid-19 : Nouvelle prorogation des mesures dérogatoires de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (ci-après, l’ « Ordonnance »), prise sur le fondement de l’article 11 de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020, a permis d’adapter en raison de l’épidémie de Covid-19 les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

Par un décret n°2021-255 du 9 mars 2021, l’application des mesures issues de cette Ordonnance et de son décret d’application n°2020-418 du 10 avril 2020 (ci-après, le « Décret »), a été prorogée jusqu’au 31 juillet 2021.

L’entrée en vigueur du décret n°2021-255 du 9 mars 2021 est l’occasion de rappeler les différentes modifications intervenues depuis notre dernier article sur le sujet publié sur notre Blog le 29 septembre 2020[1].

Avant de détailler ces modifications, un rappel des différentes prorogations décidées depuis l’adoption de ces mesures dérogatoires s’impose.

Rappel des prolongations intervenues depuis l’adoption des mesures dérogatoires

Dans sa version initiale, l’article 11 de l’Ordonnance précisait que les dispositions dérogatoires issues de ce texte devaient cesser de s’appliquer au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et qui ne pouvait être postérieure au 30 novembre 2020.

Sur le fondement de cet article, le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 avait ainsi prorogé leur durée d’application jusqu’à la date limite autorisée, soit jusqu’au 30 novembre 2020.

Depuis cette date, cette durée a de nouveau été prorogée :

• dans un premier temps, par l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020, modifiant l’article 11 ci-dessus visé afin que les mesures dérogatoires issues de l’Ordonnance soient applicables jusqu’au 1^er avril 2021, sauf prorogation de tout ou partie de ses dispositions jusqu’à une date fixée par décret et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021 ;

• dans un second temps, par l’article 1^er du décret n°2021-255 du 9 mars 2021, prorogeant la durée d’application des mesures dérogatoires issues de l’Ordonnance jusqu’à la date limite autorisée, soit jusqu’au 31 juillet 2021.

Dans le même temps, l’article 2 du décret n°2021-255 du 9 mars 2021 visé ci-dessus a prorogé d’autant la durée d’application du Décret. Pour rappel, les mesures issues de ce texte, qui devaient initialement prendre fin au 31 juillet 2020, avaient déjà été prorogées, d’abord jusqu’au 30 novembre 2020 par le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 visé ci-dessus, puis jusqu’au 1^er avril 2021 par le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020.

Rappel des dernières modifications intervenues

Nous avions détaillé les différentes mesures dérogatoires issues de l’Ordonnance dans notre article susvisé du 29 septembre 2020, publié sur notre Blog après l’entrée en vigueur du décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant son application jusqu’au 30 novembre 2020.

Depuis cette date, les mesures issues de l’Ordonnance et du Décret ont été adaptées par l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 et par le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020 visés ci-dessus.

Seules les nouvelles dispositions introduites et celles ayant fait l’objet de modifications conformément à ces textes seront ci-après détaillées. Pour le reste, et notamment pour le champ d’application des différentes mesures[2], il est renvoyé à notre article du 29 septembre 2020.

Convocation

L’article 2 de l’Ordonnance limitait aux sociétés cotées la règle selon laquelle aucune nullité de l’assemblée générale n’était encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société. L’article 1^er de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a étendu cette mesure à l’ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé entrant dans le champ d’application de l’Ordonnance.

Assemblées à huis clos

L’article 4 de l’Ordonnance avait autorisé, de manière exceptionnelle et temporaire, la tenue d’assemblées à « huis clos »[3]. Avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020, il pouvait y être fait recours dès lors qu’il existait, au jour de la convocation ou de la réunion de l’assemblée, une mesure restrictive affectant le lieu où l’assemblée était convoquée. Désormais, compte tenu de la modification apportée par l’article 2 de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020, il sera nécessaire de démontrer que ces mesures restrictives font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres.

Par ailleurs, l’article 2 de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a également modifié l’article 4 de l’Ordonnance afin que la délégation donnée par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée en vue de décider si celle-ci sera tenue « à huis clos » puisse être donnée à toute personne, et non plus seulement au représentant légal du groupement.

Enfin, afin de renforcer les droits des actionnaires des sociétés cotées, l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a créé un nouvel article 5-1 dans l’Ordonnance, aux termes duquel l’assemblée générale d’une société cotée tenue à huis clos devra, sauf exceptions, être retransmise en direct. La rediffusion de cette assemblée en différé devra également être assurée. Enfin, les questions écrites posées par les actionnaires et les réponses apportées devront être publiées sur le site Internet de la société cotée.

Consultation écrite

L’article 6 de l’Ordonnance permettait le recours à la consultation écrite des membres des assemblées pour lesquelles ce mode de prise de décision était déjà prévu par la loi. L’article 4 de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a étendu cette faculté à l’ensemble des groupements de droit privé, même ceux pour lesquels il n’est pas déjà prévu par la loi, à l’exception des sociétés cotées. La consultation écrite intervient dans les conditions prévues par les dispositions législatives ou réglementaires, les statuts ou le contrat d’émission applicables aux entités concernées. A défaut, c’est dans les conditions déterminées par l’article 4-1 du Décret qu’elle pourra intervenir.

Vote par correspondance

L’article 5 de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a inséré un article 6-1 dans l’Ordonnance afin d’autoriser exceptionnellement le vote par correspondance. Ce mode de vote est donc désormais permis, même lorsque les règles qui régissent les entités concernées ne le prévoient pas, et même lorsque les statuts, le contrat d’émission ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent. La décision de recourir au vote par correspondance appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou à son délégataire, à moins que le vote par correspondance soit de droit pour les membres de l’assemblée, auquel cas la décision de l’organe compétent ou de son délégataire ne sera pas nécessaire.

Information des participants à l’assemblée

L’article 6 de l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 a étendu aux sociétés cotées les modalités simplifiées d’information des actionnaires applicables en cas de basculement d’une assemblée « en présentiel » vers une assemblée « à huis clos ». L’article 7 de l’Ordonnance a également été modifié afin que ces modalités simplifiées d’information des actionnaires s’appliquent également en cas de basculement d’une assemblée « à huis clos » vers une assemblée « en présentiel ».

Les sociétés peuvent donc se prévaloir, jusqu’au 31 juillet 2021, des règles dérogatoires de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants, telles que modifiées et adaptées par l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 et par le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes questions relatives à l’organisation et modalités de vos prochaines assemblées générales et tenue de vos réunions d’ici le 31 juillet 2021.

[1] Cf. article intitulé Coronavirus Covid-19 : Coronavirus Covid-19 : Prolongation des règles relatives aux réunions des assemblées générales et des organes dirigeants des groupements de droit privé publié sur notre Blog en septembre 2020.

[2] Comme précisé par le rapport au président de la République relatif à l’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020, sauf indication contraire, les adaptations apportées par cette dernière à l’Ordonnance ont le même champ d’application.

[3] Pour rappel, une assemblée à « huis clos » est une assemblée tenue sans que les membres de l’assemblée n’assistent à la séance en y étant présents physiquement.