Dispositif d’alerte interne

Aux termes de l’article 17, II, 2° de la loi Sapin 2, les présidents, les directeurs généraux et les gérants des sociétés assujetties sont tenus de mettre en œuvre :

« un dispositif d’alerte interne destiné à permettre le recueil des signalements émanant d’employés et relatifs à l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société ».

Par ailleurs, l’article 8 de la loi Sapin 2 impose notamment aux entreprises de plus de 50 salariés l’obligation de mettre en place :

« des procédures appropriées de recueil des signalements émis par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels ».

Tout récemment, la loi du 21 mars 2022 qui entrera en vigueur au 1^er septembre 2022 vise à mieux protéger et accompagner les lanceurs d’alerte en renforçant les dispositions de la loi Sapin 2 instaurant un régime général de protection des lanceurs d’alerte.

La procédure de signalement est assouplie et ne contraint plus le lanceur d’alerte salarié à devoir obligatoirement procéder à un signalement en interne sous peine de ne pas pouvoir bénéficier du statut protecteur de lanceur d’alerte.

L’article L. 1321-2 du Code du travail est modifié et prévoit que les employeurs sont tenus de rappeler dans le règlement intérieur l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte afin d’assurer l’information des salariés sur le sujet.

Les sanctions en cas de représailles à l’égard du lanceur d’alerte sont renforcées.  La liste des motifs de discrimination prohibés prévue à l’article L. 1132-1 du Code du travail est complétée en intégrant les lanceurs d’alerte.

Aussi, dans un contexte où différents textes et dispositifs coexistent, il est conseillé, dans un souci de lisibilité, de mettre en place un dispositif technique unique de recueil des signalements, qui feront l’objet de traitement approprié.

Dans ce cadre, Soulier Avocats accompagne ses clients à chacune des étapes de la création et de la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte adapté conforme aux dispositions de la loi Sapin 2 et des autres textes applicables, aux impératifs en matière de droit social et aux exigences de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, permettant de porter à la connaissance d’un référent dédié, un comportement ou une situation potentiellement contraire au code de conduite, afin d’y mettre fin et, si nécessaire, de prendre les sanctions appropriées.

Notre équipe dédiée intervient ainsi notamment aux stades suivants :

• Détermination du dispositif d’alerte le mieux adapté aux spécificités de l’entreprise et, le cas-échéant, articulation des différents dispositifs existants,

• Organisation générale du dispositif d’alerte : rôle du supérieur hiérarchique, existence de conflit d’intérêts des personnes en charge du traitement de l’alerte, modalités de la gestion du dispositif (gestion interne vs. gestion externalisée), périmètre de déploiement, etc.,

• Etablissement de la procédure de traitement des alertes : définition des différentes étapes à suivre pour effectuer un signalement, modalités d’accès au dispositif et d’échange d’informations avec l’auteur de l’alerte, modalités de traitement par le destinataire de l’alerte, droit et protection des personnes concernées, gestion de l’anonymat, formalisation de la procédure d’enquête interne, établissement des critères de signalement à l’autorité judiciaire et/ou à l’Agence française anticorruption, mesures de sécurité et de conservation des données à caractère personnel, etc.,

• Mise en œuvre du dispositif d’alertes : intégration du dispositif dans le code de conduite, diffusion de la procédure à l’ensemble des personnels et actions de sensibilisation, mise en place des différents niveaux de contrôle, définition des indicateurs d’appréciation du dispositif, etc.,

• Modification du règlement intérieur afin qu’il y soit rappelé le dispositif de protecteur du lanceur d’alerte,

• Archivage des alertes et de leurs traitements, notamment différenciation de la durée de conservation en fonction des suites données à l’alerte.